Организовывать собственное время – это несложная задача. Нужно лишь знать методы и техники тайм-менеджмента, чтобы распоряжаться собственным временем максимально эффективно. Вы каждый день не успеваете закрыть все задачи? Гид Онлайн предлагает самые эффективные методы, благодаря которым вы научитесь планировать свой день и, наконец, будете успевать все.
Эффективный тайм-менеджмент – 9 схем организации времени
Фото: envato.com
Готовимся с вечера
Этот вариант идеально подойдет для людей, которые тяжело просыпаются по утрам, они долго настраиваются на рабочий лад. Обычно именно эти люди гораздо продуктивнее вечером. Поэтому составить рабочие и личные задачи на следующий день лучше в конце дня. Таким образом, просыпаясь утром, вам будет легче сориентироваться и не тратить лишнее время на то, чтобы распланировать день.
Планировать можно как вперед на один день, так и планировать на неделю. Так вы будете успевать сделать все запланированное и иметь перед собой конкретный план на день. Создавать такой план можно в дневнике или в приложении.
Помидорная техника
Да-да, все верно! Помидорная техника или Помадоро придумал Франческо Чирилло. Суть этого метода состоит в том, чтобы успеть сделать все запланированное за ограниченное время: 25 минут. То есть вы тратите 25 минут на одну конкретную задачу, не отвлекаясь ни на что. Затем сделайте тайм-аут на 5 минут и снова продолжайте работу в течение 25 минут.
Если вы закончили с одной задачей, а время еще осталось, сразу переходите к следующей задаче. После четырех коротких циклов сделайте долгий перерыв на 30-45 минут.
Ставить задачи и отслеживать время можно вручную с помощью таймера и дневника. Также можно использовать специальные приложения для смартфона или планшета. Найти их можно по названию метода — Pomadoro.
Список всех дел
Фото: unsplash.com
Писать списки — это старый метод, который идеально подойдет для тех, кто забывает о некоторых задачах. Можно составлять списки, привязываясь к конкретной дате или интервалу времени. Например, задачи, которые необходимо закрыть в пятницу:
Составить ТЗ для дизайнера;
Приобрести подарок жене;
Заказать новую партию канцелярии в офис;
Посетить праздник в детском саду ребенка;
Также списки можно составлять, не привязываясь к конкретной дате. Наоборот: выберите одну конкретную задачу и распишите все, что нужно для нее сделать. Вот пример.
Задача: создать дизайн этикеток для нового продукта
Выбрать дизайнера (провести собеседование среди всех кандидатов);
Создать для избранного кандидата точное техническое задание;
Проверить готовые варианты, выбрать один и оставить все правки;
Готовый дизайн этикеток утвердить с руководителем и отправить в отдел маркетинга.
Съешь лягушку утром
Конечно речь идет не о настоящих лягушках. Так Брайан Трейси называет сложные задачи, с которыми могут возникнуть трудности или недоразумения. Фишка в том, чтобы выполнить такую задачу, то есть съесть лягушку с самого утра.
Ведь с утра наш мозг еще не перегружен информацией и воспринимает все «очень свежо». Так вы с самого утра разберетесь с самым сложным и на день оставите простые задачи. Это поможет не откладывать "на потом" и успевать буквально все.
Принцип трех дел
Этот метод построен на строительстве иерархии и расставлении приоритетов. Этот метод подойдет для тех, кто берется за мелкие задачи и не успевает выполнить более важные.
Автор техники, Крис Бейли, предлагает каждый день планировать себе три важных задачи и прежде всего выполнять их. А дальше уже можете переходить к мельчайшим задачам. Так вы не будете пропускать главное и скорее придете к своей цели.
Временные блоки
Фото: envato.com
Если вы не успеваете и не можете выполнить все свои задачи, то техника временных блоков создана именно для вас. Фишка состоит в том, чтобы для каждой задачи ограничить время ее выполнения. В течение отведенных часов вы будете заняты выполнением только одной задачи, не отвлекаясь. Так вы можете успеть все и держать свои задачки под контролем!
Вот пример.
Среда:
9:00 — рабочая конференция;
12:00 — разработать графики для подчиненных;
14:00 — обеденный перерыв;
15:00 — разработать техническое задание для дизайнера сайта;
17:00 — проверить готовый проект и оставить правки;
18:00 — завершить все задачи и создать список на следующий день;
Да, это очень похоже на распорядок дня. Разрабатывать временные блоки можно как на бумаге, так и телефоне.
Автофокус
Этот метод идеально подойдет для тех, кто никуда не спешит и не имеет конкретных терминов, но все же задачи нужно выполнять. Марк Форстер, автор метода, предлагает для начала выписать все задачи в обширный список. Затем перечитайте весь список и поймите, какая задача важнее других лично для вас. После выполнения вычеркните эту задачу и прочтите список снова и выберите следующую.
Метод 90 на 30
Это очень простой метод для тех, кому нужно четко разграничить работу и отдых. Автор методики, Тони Шварц, предлагает простую схему 90 на 30, где 90 минут вы посвящаете выполнению задачи, а 30 — отдыху. Для начала делайте все самые трудные задачи, постепенно переходя к более простым. Такие временные интервалы дисциплинируют и помогают успевать абсолютно всё.
Матрица Эйзенхауэра
Эту систему придумал Дуайт Эйзенхауэр и она поможет успевать разбираться полностью со всеми задачками. Для начала нужно представить или изобразить на бумаге четыре блока: срочный, несрочный, а сбоку — важно, неважно. Так у вас получится 4 блока.
Начинайте распределять все свои задачи по сроку и важности во все четыре блока. Важные и срочные начинайте делать прямо сейчас, важные, но не слишком срочные, запланируйте на ближайшее время. Не важные, но срочные, можете поручить другим, а несрочные и не очень важные просто удалите.
Как видите, организовывать свое время — это уже не такое сложное дело. Поэтому берите эти техники на заметку, тестируйте и успевайте все, что запланировали!
